La présente politique d’équité d’accès aux services vise à assurer, à tous les propriétaires qui ont une convention d’aménagement avec la coopérative Terra-Bois (membre), la possibilité de pouvoir bénéficier des mêmes conditions, d’avoir le même accès aux services et ressources de l’organisation, et ce, afin de satisfaire leurs attentes.

Principes

La politique repose sur les principes suivants :

• Les propriétaires possédant une convention d’aménagement :
• Partagent les mêmes objectifs d’aménagement forestiers que la coopérative ;
• Sont tous traités sur un pied d’égalité ;
• Ont les mêmes possibilités d’accès aux ressources et aux services offerts par la coopérative ;
• Ont les mêmes possibilités d’utiliser les ressources et les services offerts par la coopérative et d’en tirer profit.

Les biens et les services livrés par la coopérative Terra-Bois sont offerts à tout membre de manière juste, respectueuse et équitable, qu’il fasse exécuter les travaux par les travailleurs de la coopérative ou qu’il les réalise lui-même.

La coopérative Terra-Bois :

• Accueille tout propriétaire de boisé privé qui en fait la demande, dont au moins un des lots est situé sur son territoire et qui respecte l’article 5.1 des règlements généraux.

 “5.1 Condition d’admission comme membre

Pour devenir membre de la coopérative, une personne doit

– Avoir la capacité effective d’être un usager des services de la Coopérative;

– Faire une demande d’admission, sauf dans le cas des fondateurs;

– Souscrire le nombre minimum de parts de qualification prévu par  l’article 4.1 du présent règlement et les payer selon les termes de l’article 4.2 du présent règlement ;

– Être un membre au sens de l’article 1 des règlements généraux ;

– Signer et s’engager à respecter la convention d’aménagement. (La convention d’aménagement est produite en annexe du présent règlement et fait partie intégrante de la politique) ;

– S’engager à respecter les règlements de la Coopérative ;

– Être admis par le conseil d’administration ;”

• Dessers les propriétaires selon des règles définies et adoptées par le CA et en assemblée annuelle ;
• Rends des comptes sur l’aide consentie aux membres selon des indicateurs définis en assemblée annuelle ;
• Traite les plaintes de ses membres en suivant un mécanisme défini de traitement des plaintes présenté en assemblée annuelle;
• Établit les règles de distribution de ses budgets et les présente en assemblée annuelle.

Règles de fonctionnement

La coopérative Terra-Bois respecte les principes énoncés ci-dessus en mettant en œuvre les règles suivantes adoptées au préalable lors de l’assemblée annuelle.

 Thème 1 – Accueil des nouveaux membres

La coopérative maintient un registre de ses membres.

• Le coût d’acquisition d’une part de qualification au moment de devenir membre est établi à 75 $ ;
• Fournis une copie du guide d’accueil des nouveaux membres ainsi que les politiques en vigueur.

Thème 2 – Règles d’attribution des services

La coopérative Terra-Bois assure l’équité d’accès aux services en répondant aux demandes des membres en fonction des critères suivants :

• Selon l’ordre d’enregistrement des demandes (premier arrivé, premier servi) ;
• En fonction des orientations de la coopérative approuvées en assemblée annuelle ;
• En fonction de la protection des investissements sylvicoles de l’État et des objectifs qui y sont rattachés ;
• Selon la répartition du budget entre les travaux réalisés par les membres ;
• Selon les priorités causées par les catastrophes naturelles ;
• Selon les superficies minimales traitables ;
• Selon la rentabilité économique des travaux.

 Thème 3 – Traitement des plaintes

La Coopérative Terra-Bois traite les plaintes formulées par ses membres de la façon suivante :

• Un processus de traitement des plaintes est mis en place ;
• Un bilan des plaintes traitées et non traitées est présenté lors de l’assemblée annuelle ;
• Un rapport sur tous les cas d’éthique concernant les administrateurs et les personnes apparentées, les travailleurs et les transactions concernant les lots appartenant à la coopérative seront traités dans l’année et présentés lors de l’assemblée annuelle.

Règles de fonctionnement

• Une plainte écrite peut être formulée auprès du président ou au directeur général créé à cette fin ;
• Un registre des plaintes est tenu à jour, dans lequel sont consignés le nom des membres ayant formulé une plainte, la date de dépôt des plaintes, leur nature ainsi que le résultat du traitement de chacune de plaintes.
   Formulez une plainte

Thème 4 – Reddition des comptes

La coopérative Terra-Bois rend des comptes à ses membres lors de son assemblée annuelle sur les éléments suivants :

• Le montant, le nombre de membres desservis durant l’année de référence avec les budgets associés, la moyenne des sommes investies par propriétaires ;
• Le montant total d’aide investi chez chacun des administrateurs et les personnes apparentées et du personnel de la coopérative de façon non nominale.

 Confirmation d’adoption de la politique d’équité d’accès aux services de la coopérative Terra-Bois en assemblée annuelle et de sa réception par le membre

 La présente politique d’équité d’accès aux services a été adoptée par le conseil d’administration le 4 mai 2017 suite à une résolution adoptée à cet effet et a été adoptée par les membres en assemblée annuelle le 17 octobre 2017.