ACCÈS ÉQUITABLE AUX SERVICES DE LA COOPÉRATIVE

Politique

La présente politique d’équité d’accès aux services vise à assurer, à tous les propriétaires conventionnés, qu’ils détiennent ou non une action (dans le cas d’un groupement forestier constitué comme entreprise à capital-actions), la possibilité de pouvoir bénéficier des mêmes conditions et d’avoir le même accès aux services et ressources du groupement forestier.

Principes

La politique repose sur les principes suivants :

• Les propriétaires conventionnés :
  • partagent les mêmes objectifs d’aménagement forestiers que le groupement forestier ;
  • sont tous traités sur un pied d’égalité ;
  • ont les mêmes possibilités d’accès aux ressources et aux services offerts par le groupement forestier ;
  • ont les mêmes possibilités d’utiliser les ressources et les services offerts par le groupement forestier et d’en tirer profit.

• Les biens et les services du groupement forestier sont offerts à tout propriétaire conventionné de manière juste, respectueuse et équitable, qu’il fasse exécuter les travaux par les travailleurs du groupement forestier ou qu’il les réalise lui-même.

• Le groupement forestier :
  • Accueille tout propriétaire de boisé privé qui en fait la demande et dont au moins un des lots est situé sur son territoire exclusif;
  • Permet à tout nouveau propriétaire conventionné d’acquérir une action (dans le cas d’un groupement forestier constitué comme entreprise à capital-actions);
  • Dessert les propriétaires conventionnés selon les règles définies et adoptées par le conseil d’administration et lors de l’assemblée annuelle;
  • Rend des comptes sur l’aide consentie aux propriétaires conventionnés selon les indicateurs définis en assemblée annuelle;
  • Traite les plaintes de ses membres en suivant un mécanisme défini de traitement des plaintes présenté lors de l’assemblée annuelle;
  • Établit les règles de distribution de ses budgets et les présentes lors de l’assemblée annuelle.

Règles de fonctionnement

Le groupement forestier respecte les principes énoncés ci-dessus en mettant en œuvre les règles suivantes adoptées au préalable lors de l’assemblée annuelle.

Thème 1 – Accueil des nouveaux membres

La coopérative maintient un registre de ses membres.

• Le coût d’acquisition d’une part de qualification au moment de devenir membre est établi à 75 $ ;
• Fournis une copie du guide d’accueil des nouveaux membres ainsi que les politiques en vigueur.

Thème 2 – Règles d’attribution des services

Le groupement forestier assure l’équité d’accès aux services en répondant aux demandes des membres en fonction des critères suivants :

• En fonction de la protection des investissements sylvicoles de l’État et des objectifs qui y sont rattachés ainsi que les orientations des agences ;
• Selon les priorités causées par les catastrophes naturelles ;
• Selon l’ordre d’enregistrement des demandes (premier arrivé, premier servi) ;
• En fonction des orientations de la coopérative approuvées en assemblée annuelle ;
• Selon les superficies minimales traitables ;
• Selon la rentabilité économique des travaux.

Thème 3 – Traitement des plaintes

Le groupement forestier traite les plaintes formulées par ses membres de la façon suivante :

• Un processus de traitement des plaintes est mis en place ;
• Un bilan des plaintes traitées et non traitées est présenté lors de l’assemblée annuelle et dans le rapport annuel ;
• Un rapport sur tous les cas d’éthique concernant les administrateurs et les personnes apparentées, les travailleurs et les transactions concernant les lots appartenant à la coopérative seront traités dans l’année et présentés lors de l’assemblée annuelle et dans le
  rapport annuel.

Règles de fonctionnement

• Une plainte écrite peut être adressée auprès du président ou au directeur général. Un formulaire a été créé à cette fin sur le site Web de la coopérative à l’adresse www.terrabois.qc.ca ;
• Un registre des plaintes est tenu à jour, dans lequel sont consignés le nom des membres ayant formulé une plainte, la date de dépôt des plaintes, leur nature ainsi que le résultat du traitement de chacune de plaintes.

Thème 4 – Reddition des comptes

Le groupement forestier rend des comptes à ses membres lors de son assemblée annuelle sur les éléments suivants :

• le nombre de propriétaires conventionnés desservis durant l’année de référence avec les budgets associés, la moyenne des sommes investies par propriétaires ;
• Le montant total d’aide investi chez chacun des administrateurs et les personnes apparentées et du personnel de la coopérative de façon non nominale.

Confirmation d’adoption de la politique d’équité d’accès aux services du groupement forestier en assemblée annuelle et de sa réception par le membre

La présente politique d’équité d’accès aux services a été adoptée par le conseil
d’administration le 8 septembre 2022 et a été adoptée par les membres en assemblée annuelle le 29 octobre 2022.

Dispositif de diffusion de la politique

• Pour tous les membres dûment en règle avec le groupement forestier, la politique sera transmise lors de la prochaine convocation à l’assemblée générale suivant l’adoption du modèle d’affaires des groupements forestiers ;
• pour tous les nouveaux membres, la politique sera expliquée et transmise au moment de l’adhésion à la coopérative ;
• La politique sera également affichée dans les locaux et sur le site Web du groupement forestier ou sur le site web de Groupements forestiers Québec lorsqu’il en est membre. La coopérative doit rendre la politique accessible aux citoyens.

Le directeur général du groupement est responsable de l’application de la politique. Vous pouvez vous adresser à cette personne pour toutes questions.